Pourquoi faire appel aux services externalisés d’une assistante de gestion – secrétaire indépendante ?

L’assistante de gestion freelance ou indépendante est la secrétaire unique dont le travail est de seconder le chef d’entreprise dans ses diverses obligations administratives, commerciales, financières et (pré)comptables.

Nota : Ses missions sont réalisées sous la responsabilité directe de l’entrepreneur dont elle est le bras droit et en relation avec l’expert-comptable.

Rappels importants :

• Attention à l’exercice illégal de la comptabilité. Une secrétaire indépendante – Assistante de gestion externalisée/freelance ne peut pas faire d’opération de comptabilité.
• En cas de suivi des relances, une secrétaire indépendante – Assistante de gestion externalisée/freelance ne peut pas aller jusqu’à proposer le recouvrement, car il s’agit d’une activité réglementée. Si cela devait arriver, elle ne manquerait pas de vous trouver le bon cabinet de recouvrement et de lui transmettre les éléments d’informations nécessaires.

Par exemple cela peut être le cas :

• S’il ne dispose pas de locaux adéquats pour l’accueillir,
• Si le volume de travail est insuffisant pour justifier la création d’un poste en interne supplémentaire ou encore,
• Si son activité varie trop d’une période à l’autre pour assumer cette charge fixe.

Ainsi, une solution simple, flexible et moderne consiste à recourir à des prestations administratives externalisées. Celles-ci apportent un soutien aux dirigeant.es dans la gestion quotidienne de leur entreprise leur permettant de se concentrer sur leur cœur de leur métier et d’optimiser leur temps.

Pourquoi avoir recours à l’offre de missions administratives externalisées d’une secrétaire indépendante – Assistante de gestion freelance ?

• Il n’y a pas de contrat de travail, mais une disponibilité opérationnelle en contrat de prestations de services.
• C’est dans un cadre d’une relation commerciale contractuelle (devis et facture) sous le statut d’entrepreneur indépendant ou en portage salarial.
• Aucune contrainte salariale, ni d’engagement sur la durée.
• Gain de temps, pérennité de l’entreprise.
• Professionnalisme, flexibilité, rigueur, organisation, réactivité et autonomie.
• Contrôle du coût aligné le plus souvent sur le temps passé.
• Adaptée tout particulièrement pour les activités artisanales de secteurs variés exercées par les indépendant.es ou TPE (inférieure à 10 salariés) : maçons, peintres, électriciens, plombiers, boulangers, coiffeurs …
• Le travail s’effectue, le plus souvent, à distance, puisque l’assistante de gestion indépendante effectue les missions confiées depuis son domicile. Si nécessité, elle se déplacera sur site.
• Maîtrise des outils techniques et informatiques liés à l’exercice de son métier (Notamment Excel, Word, différents logiciels en ligne, internet)
• Possède son propre ordinateur, connexion à internet, téléphone, imprimante, scanner.
• Les missions sont réalisées via des outils en ligne partagés avec ses client.es (et le cabinet comptable). Il ne faut pas oublier de préciser que le dialogue est primordial avec des concertations régulières via des rencontres sur site, visioconférences ou des appels téléphoniques.

Six bonnes raisons de faire appel à une assistante en gestion freelance pour vous aider dans vos divers travaux administratifs

1. Une assistante en gestion d’entreprise externalisée a suivi une formation théorique et pratique sur un métier précis, elle a les compétences nécessaires pour effectuer tous types de démarches administratives. « On ne s’improvise pas assistante de gestion ».
2. Une assistante de gestion d’entreprise externalisée est qualifiée pour un métier précis, elle est habilitée à gérer la gestion administrative d’une activité entrepreneuriale, artisanale voire dans un service d’une filiale d’un groupe. Forte d’un bac+2 en comptabilité-gestion et/ou de plusieurs années d’expérience sur un poste similaire en entreprise.
3. Une assistante de gestion d’entreprise externalisée a l’habitude de travailler, en complémentarité, avec les différents agents économiques. Elle assure le suivi des liens avec les client.es mais également avec les fournisseurs, la banque, les assurances, les organismes sociaux, fiscaux et le cabinet comptable. Elle connaît les flux financiers, le calendrier fiscal et a des notions de comptabilité et de fiscalité. Elle assure sa propre veille sur les évolutions de la règlementation et saura où chercher les informations, si besoin.
4. Une assistante de gestion d’entreprise externalisée est une professionnelle de proximité, qui prépare et organise correctement le flux des pièces à transmettre au comptable. L’anticipation en amont dans l’organisation interne et le classement font partie de ses missions en terme de gestion du temps.
5. Une assistante de gestion d’entreprise externalisée est une solution efficace pour vous libérer du temps sans avoir à travailler dans l’urgence.
6. Une assistante de gestion d’entreprise externalisée adapte les travaux à réaliser en fonction de vos priorités, de vos besoins, de votre budget. Vous n’êtes plus seul.

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