Comment et quand relancer un client ?
Pour régler vos problèmes de retard de paiement avec un client, il y a 3 étapes de relances nécessaires à effectuer :
– 1ère étape –
La relance téléphonique
Cette 1ère étape après envoi de la facture sous 3 ou 4 jours) permet de se renseigner auprès du client afin de lui demander s’il a bien reçu la facture, mais aussi, cela facilite le recueil d’informations : dialogue, questions, écoute. Vous pouvez aussi contacter par téléphone son service secrétariat, administratif ou comptable si le client en a un.
Entre autre, afin de gagner en temps et en argent, préparez au préalable la liste des personnes à appeler en priorité, selon l’importance des montants des factures dues et des risques de non-recouvrement.
Ensuite, établissez pour chacun une fiche client personnalisée et reportez toutes les informations le concernant : Nom ; Coordonnées ; Données financières (source) => CA, Privilèges, Impayés ; Date(s), N° de(s) facture(s), Contenu livraison, Montant(s) du(s), Modalités et échéances de paiement ; Habitudes de paiement ; Observations …
– 2ème étape –
Les relances par courrier simple amiable
1ère relance écrite :
Vous pouvez décider d’envoyer cette première relance écrite dans les huit jours après la date d’échéance de la facture. Elle suit en principe une relance téléphonique faite soit par le vendeur qui a conclu l’affaire, la secrétaire ou l’assistante de gestion administrative (relance intervenue avant la date d’échéance du paiement). Bien entendu, cet échéancier est à adapter en fonction des typologies de vos clients et selon votre secteur d’activité.
Forme du courrier :
Il est toujours préférable de régler le problème à l’amiable, avant de vous lancer dans une phase contentieuse. Pour cela, faites parvenir votre courrier de relance écrite en envoi simple, et non par lettre en recommandée.
Date de règlement :
Il est indispensable de mentionner dans votre courrier la date de règlement et le montant total € TTC de la facture due pour prévenir tout litige et de joindre la copie de chaque facture impayée.
2ème relance écrite :
Pour la seconde relance écrite par simple courrier, précisez que celle-ci fait suite à votre précédent courrier daté du ….. qui est resté sans effet, et joignez alors la copie du premier courrier lors de votre envoi. Par ailleurs, j’ai trouvé que le modèle de lettre de relance facture impayée (2ème relance) téléchargeable gratuitement sur l’indépendant.io, dont je vous mets la page ci-après, est très bien rédigée.
– 3ème étape –
La mise en demeure de payer
Lettre de mise en demeure adressée en recommandée avec accusé de réception ou sommation de payer par un huissier de justice
Date d’envoi :
La mise en demeure de payer peut intervenir trente jours après la date d’échéance de règlement de la facture. Comme pour les courriers de relance, ce délai est indicatif et peut être adapté en fonction de votre secteur d’activité et de vos relations avec le client.
Intérêts de retard :
Vous obtiendrez le paiement des intérêts de retard fixés selon les modalités prévues par vos conditions générales de vente et vos factures, et ce plus facilement dans le cadre d’une procédure judiciaire.
Dommages-intérêts :
Vous pouvez également demander en justice des dommages-intérêts en plus des intérêts de retard. Ils vous seront en principe accordés si, par exemple, le débiteur a agi de mauvaise foi et s’il vous a causé un préjudice distinct du retard.
Adresse :
Si votre client est un professionnel, envoyez impérativement la mise en demeure de payer au siège social de son entreprise.
Aussi, je vous laisse découvrir via le lien ci-après du site internet du Service Public.fr, le détail des délais de paiement entre professionnels et pénalités de retard :
https://entreprendre.service-public.fr/vosdroits/F23211
Procédure :
La mise en demeure de payer est en principe le dernier stade de la procédure de relance. Aussi, elle doit, pour vous ménager un moyen de preuve, être envoyée cette fois-ci sous forme de lettre recommandée avec accusé de réception. Dans cette optique, veillez à toujours rappeler les faits et démarches précédents (facture non acquittée, les deux courriers restés sans réponse, la copie du devis daté et signé du client avec bon pour accord, les conditions générales de vente (CGV), etc …)
Enfin, grâce aux logiciels de facturation, logiciels de comptabilité ou tenue de tableaux EXCEL dans le suivi des règlements des factures des clients, le traitement des relances est facilité car cela permet d’anticiper rapidement les impayés et d’éviter si possible d’en arriver à la procédure de recouvrement judiciaire.