Comment réaliser sa préparation à la comptabilité dans les temps et de façon qualitative ?

Organiser vos papiers et effectuer la préparation comptable :

Lorsqu’il s’agit de préparer votre comptabilité, vous devez être bien organisé. Vous avez beaucoup à faire dans votre entreprise, et il peut être difficile de trouver du temps pour tout cela.

La bonne nouvelle est qu’avec une planification et une organisation minutieuses, vous pourrez franchir ce processus plus facilement que si vous ne faisiez rien.

Voici quelques conseils sur les méthodes pratiques les plus couramment utilisées afin de préparer les documents comptables, ceci avant que votre comptable n’effectue la saisie des écritures dans les comptes et notamment dans le but de lui faciliter la tâche.

Les tâches en gestion pré-comptable et financière viennent en amont de celles de l’expert-comptable. Cela peut paraître simple à exécuter comme ça, cependant, je préfère préciser qu’il s’agit d’un travail qui demande de la rigueur dans la collecte, le contrôle, l’organisation, l’analyse et, par ailleurs dans la transmission de l’exhaustivité des pièces auprès du cabinet comptable lors de la saisie manuelle.

Définition de la préparation à la comptabilité :

La préparation à la comptabilité caractérise l’ensemble des process et méthodes qui vont permettre de préparer les pièces administratives d’une entreprise nécessaires à l’établissement de documents comptables par le cabinet d’expertise comptable.

Ainsi, afin de vous faire gagner du temps dans votre gestion des tâches suivantes : suivi budgétaire, pré-comptabilité, secrétariat et administratif, l’assistante administrative indépendante ou secrétaire indépendante peut vous aider.

En effet, en fonction de vos besoins, ses prestations de services externes peuvent s’effectuer sur site ou à distance pour vous accompagner dans diverses missions comme, par exemple :

Amener les petites entreprises, qui le souhaitent, vers la transformation digitale, sachant que les clients sont de plus en plus connectés via les outils digitaux ;

Saisir les devis et les factures, les envoyer, faire de la relance … ;

Élaborer et tenir le tableau de trésorerie ou plan de trésorerie sous la forme de tableau EXCEL (quotidien, hebdomadaire ou mensuel), vérifier et suivre les encaissements et les décaissements, préparer les remises de chèques et les règlements des fournisseurs ;

=> Elle peut aussi vous conseiller dans l’organisation de vos documents papiers ou numériques, classement, archivage et faire régulièrement des démarches administratives, répondre aux mails et aux courriers.

(*) Le journal de caisse peut être tenu sur un agenda perpétuel de caisse Exacompta (Attention : dans les deux cas, il faut que le solde physique et le solde théorique de la caisse soient concordants).

Aussi, pour chacun des classeurs énumérés ci-dessus, il est préférable d’insérer des intercalaires mois par mois dans les classeurs afin de rapprocher plus rapidement l’écriture comptable avec ses pièces justificatives ou lorsqu’il y a nécessité à devoir ressortir une pièce comptable des années après en cas de preuve.

Par ailleurs, d’autres méthodes de classement des pièces comptables existent et s’adaptent en fonction de la spécificité et le type d’organisation de l’entreprise.

Pour les entreprises autorisées à pratiquer une comptabilité de trésorerie, celles-ci peuvent choisir une autre méthode de classement des documents comptables. Plus précisément, ces dernières ont la possibilité d’agrafer derrière chaque relevé bancaire les justificatifs de tous les mouvements qui y sont mentionnés, par ordre chronologique, ce qui permettra ensuite au comptable d’enregistrer les écritures comptables et classer les documents comptabilisés dans les classeurs comme mentionnés plus haut dans cet article.

Pourquoi externaliser sa préparation en comptabilité ? Est-ce un travail long ?

Faire appel à une assistante en gestion administrative indépendante pour effectuer la préparation en comptabilité vous permettra d’être encore plus efficace et productif au travail. Vous pourrez ainsi vous concentrer sur ce qui compte vraiment et vous permettra d’en faire plus pour votre entreprise.

La préparation en comptabilité est un travail qu’il vaut mieux éviter de sous-estimer, comme en référence à un proverbe français « Mieux vaut prévenir que guérir », il est conseillé de l’effectuer dans les temps car cela vous aide à être prêt en amont de l’échéance mensuelle de la déclaration de TVA, et cela facilitera la mission incombant à votre comptable.

La pré-comptabilité permet aussi de s’assurer que vos chiffres sont suivis et corrects et par ailleurs, que tout est en ordre (par exemple, avant un audit, un contrôle fiscal).

L’entreprise étant un acteur majeur de l’économie et de la société, son comportement peut avoir des conséquences (positives ou négatives) sur l’ensemble de la société.

S’assurer que les éléments à la préparation à la comptabilité sont prêts à l’avance est moins stressant par la suite ; le dirigeant, les comptables et les aides-comptables peuvent donc se concentrer sur d’autres choses comme les opérations quotidiennes ou le service à la clientèle.

Est-ce un travail long ?

Le travail de préparation en comptabilité varie en fonction de la taille de l’entreprise, ainsi plus l’entreprise développe son activité plus ce travail est long car il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte.

Cela consiste à choisir la méthode qui convient le mieux à votre entreprise. Le choix doit correspondre à votre situation et au logiciel informatique que vous utilisez.

• La préparation comptable est un formidable gain de temps, cela évite les erreurs voire les retards, et ça marche quand on sait la gérer.
• L’importance de la méthode : prenez le temps de préparer votre comptabilité, vous gagnerez en efficacité et en sérénité.
• Le timing est très important : vous devez vous accorder le temps nécessaire pour bien faire les choses, sinon vous risquez d’être submergé par toutes les tâches administratives qui vous attendent !

L’étape de préparation à la comptabilité est également essentielle pour les petites entreprises afin qu’elles puissent gérer facilement leurs finances en tout temps, même lorsqu’elles ont peu d’employés.