Comment s’organiser avec efficacité pour l’arrivée de la facture électronique ?
La transition vers la facture électronique, dite e-voicing, est devenue inévitable pour de nombreuses entreprises.
Il est essentiel de s’organiser efficacement pour cette évolution qui s’appliquera progressivement à partir du 1er septembre 2026.
Dans cet article, nous allons explorer les différentes étapes clés pour une transition en douceur vers la facture électronique et les meilleures pratiques organisationnelles pour y parvenir avec succès avec ce petit guide pratique.
1. Comprendre la législation et les normes :
Avant de commencer la transition vers la facturation électronique, il est crucial de comprendre les règlementations légales et les normes en vigueur dans votre pays ou région.
Assurez-vous de connaître les exigences en matière de formats de facturation électronique, de signature électronique et de conservation des documents.
Familiarisez-vous également avec les délais et les échéances pour la mise en conformité.
La loi de finance de 2024 a fixé un nouveau calendrier d’application pour l’obligation d’émettre les factures électroniques mais aussi pour la mise en place de la transmission des données de transaction de l’entreprise, à savoir :
- le 1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI)
- le 1er septembre 2027 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises.
L’obligation de recevoir des factures électroniques s’appliquera pour l’ensemble des entreprises françaises assujetties à la TVA dès le 1er septembre 2026. (source Economie.gouv.fr)
Les dates fixées par ce calendrier ne seront repoussées, le cas échéant, que de 6 mois maximum.
2. Évaluation des besoins ainsi que des ressources :
Identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de facturation électronique.
Quels sont les processus actuels de facturation et de gestion des documents ?
Quels sont les logiciels ou système de gestion déjà en place ?
Évaluez également les ressources humaines et techniques nécessaires à la mise en oeuvre de la facture électronique.
3. Sélection d’un fournisseur de solutions de facturation électronique :
Choisissez un fournisseur de solutions de facturation électronique fiable et adapté à vos besoins car, vous devrez utiliser les services d’une Plateforme Agréée « PA » (ex-Plateforme de Dématérialisation Partenaire « PDP » (*) de votre choix ((*) accréditée par l’administration fiscale) et/ou portail public de facturation (Chorus Pro) soit pour émettre vos factures à vos clients et réceptionner vos factures fournisseurs (si vous le souhaitez).
En cliquant sur le lien ci-après, vous y découvrirez la liste des plateformes agréées et qui seront immatriculées de manière définitive par l’État dès la fin de l’année 2025. Source de cette information via le site internet Impôts.gouv.fr => https://www.impots.gouv.fr/liste-des-plateformes-agreees-immatriculees-sous-reserve
Recherchez des fournisseurs qui offrent une intégration transparente avec vos systèmes existants, une conformité aux normes légales, une sécurité des données robustes et un support client réactif.
Le schéma ci-dessous représente le circuit des factures électroniques qui transitent sur une plateforme utilisée par l’émetteur et le destinataire de celles-ci :
4. Formation du personnel :
La transition vers la facturation électronique nécessite une formation adéquate du personnel.
Assurez-vous que tous les employés impliqués dans le processus de facturation comprennent les nouveaux protocoles, les logiciels utilisés et les bonnes pratiques en matière de sécurité des données.
Proposez des sessions de formation et supports de documentation pour faciliter l’adoption.
5. Test et validation :
Avant de déployer la facturation électronique à grande échelle, effectuez des tests approfondis pour vérifier que tous les systèmes fonctionnent bien.
Assurez-vous que les factures électroniques sont générées et envoyées correctement, que les données sont précises et que les flux de travail sont efficaces.
Validez également la conformité aux règlementations locales.
Pour en savoir plus, je vous invite à découvrir, en pièce jointe, le document version 2.0 du 23 septembre 2025 rédigé par les Finances Publiques concernant les diverses questions sur la découverte de la facturation électronique. Je vous souhaite bonne lecture !
faq_je-decouvre-la-facturation-electronique
Source du document ci-dessus :
6. Mise en oeuvre progressive :
Plutôt que de passer brusquement à la facturation électronique pour tous les clients, envisagez une mise en oeuvre progressive.
Commencez par quelques clients pilotes ou certains types de factures, puis élargissez progressivement le déploiement une fois que vous avez identifié et résolu les éventuels problèmes.
7. Suivi et optimisation continue :
Une fois la facturation électronique déployée, maintenez un suivi régulier de son efficacité et de sa conformité.
Identifiez les zones d’amélioration et apportez des ajustements au besoin pour optimiser les processus.
Restez également à l’écoute des évolutions légales ou technologiques qui pourraient affecter votre système de facturation électronique.
En suivant les étapes et les meilleures pratiques décrites dans cet article, vous pouvez vous préparer efficacement à l’arrivée de la facture électronique et tirer parti de ses nombreux avantages pour votre entreprise.
En considérant tout cela, la transition vers la facturation électronique peut être un processus complexe, mais avec une organisation adéquate et une planification minutieuse, elle peut être réalisée avec succès.
N’hésitez pas à me contacter si vous avez besoin d’aide dans la réalisation de cette mission !
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